회사에서 물건 살 때 세가지 과정 - 견적, 품의, 발주

부품을 구입하거나, PCB를 제작할 때 세가지 문서가 필요하다.

 

첫번째, 견적서.

견적서는 물품의 가격과 납기 등을 기입한 문서다. 소비자 입장에서 견적서는 내가 작성하는 것이 아닌, 상대방 업체에서 작성한 것을 내가 받는 문서다. 업체에서는 대부분 PDF나 엑셀로 양식화된 형태로 보내주지만 때론 이메일에 간단히 글로 작성하여 견적을 주기도 한다. 회사에 결재를 올려야 하기 때문에 견적서는 왠만하면 양식화된 정식 문서로 받는 것이 좋다. 견적서를 받을 때는 돈을 어떻게 지불 할 지 결제조건도 확인해야 한다. 물품을 받기 전 돈을 지불할 지, 물품을 받고 바로 할 지, 월 말로 할 지, 익월말(다음달 말)에 지불 할 지 확인이 되어야 일이 수월해진다. 판매업체의 조건에 따라갈 수도 있고 우리 회사의 결제조건에 맞춰달라고 요구할 수도 있다. 

 

두번째, 품의서.

견적서를 받았다면 회사에 품의를 올려야 한다. 품의는 내가 이런 물건을 사고 싶다고 회사와 상사에게 허락을 받는 과정이다. 이 때 작성해야 할 문서가 품의서다. 품의서에는 물품의 품명, 수량, 제조사, 납기, 판매업체, 결제조건, 사용목적 등의 정보가 담겨있어야 한다. 

 

세번째, 발주서. 

품의가 완료됐다면 이제 판매 업체에 물품을 보내주세요 하고 발주를 넣어야 한다. 보통 엑셀문서로 발주서를 작성하여 이메일에 첨부하여 보낸다. 구두발주=전화상으로 발주하는 것은 증거가 남지 않기 때문에 문서를 작성하여 발주를 해야 나중에 문제가 생기지 않는다. 발주서 역시 품명, 수량, 가격, 제조사, 납기, 납품받을 주소, 서로 합의한 결제조건 등의 정보를 정확히 기입해서 판매업체에 전달해야 한다. 업체와 첫거래라면 발주서와 함께 사업자등록증도 같이 보내줘야 할 수도 있다.  

 

각 문서의 양식은 회사마다 다르다. 자신의 회사의 양식에 맞추어 문서를 작성하면 된다.

 

견적을 받아서 품의를 올리고 발주를 하는 것이 부품 구입의 과정이다.

PCB 제작 또한 이러한 과정을 거쳐 업체에 제작요청을 하게 된다.

 

 

 

 

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-쉬운성경 야고보서 1장 4절